Dit Huishoudelijk Reglement is vastgesteld tijdens de Algemene Ledenvergadering dd. 24 NOVEMBER 2009
te Chaam.

1. De Vereniging
1.1. Bestuur
Het bestuur kent, indien het uit ten minste zeven meerderjarige personen bestaat, een dagelijks bestuur bestaande uit de voorzitter, de vice-voorzitter, de secretaris en de penningmeester. De voorzitter wordt in functie benoemd door het bestuur.Het bestuur bestaat tenminste uit 5 en ten hoogste uit 9 leden, te weten:
1 voorzitter
2 secretaris
3 penningmeester
4 wedstrijdsecretaris menners
5 wedstrijdsecretaris landelijke en ponyruiters
6 vicevoorzitter (indien deze functie niet wordt vervuld door de nummers 3, 4 of 5)
7 bestuurslid
8 bestuurslid
9 bestuurslid

1.2. (Wedstrijd) secretariaten
Het bestuur heeft een algemeen secretariaat voor de gehele vereniging en 3 wedstrijd secretariaten, te weten voor de ponyclub, de landelijke rijvereniging en de menvereniging. De wedstrijdsecretaresse van de LR (of eén bestuurslid) behartigt de belangen van de Vrijetijdsruiters (of vertegenwoordigt de Vrijetijdsruiters) in het bestuur, hetzelfde geldt voor de recreatieruiters

.1.3. Commissies
M.b.t. art 11 van de Statuten: in alle commissies, met uitzondering van de vertrouwenscommissie, van PSV De Trouwe Kameraden zit een vertegenwoordiging vanuit het bestuur die toeziet op de correcte gang van zaken.
De vereniging kent de volgende commissies:
- SGW commissie
- Tuigpaarden commissie
- Spring/dressuur commissie
- Menwedstrijd commissie
- Activiteiten commissie
- Vertrouwenscommissie

1.4. Afvaardiging kring vergaderingenHet bestuur beslist per vergadering wie uit het bestuur wordt afgevaardigd om een kring vergadering bij te wonen.

1.5. Afvaardiging regio vergaderingenHet bestuur beslist per vergadering wie uit het bestuur wordt afgevaardigd om een regio vergadering bij te wonen.

 2. Leden

2.a. Ponyruiters, landelijke ruiters, menners, vrije tijdsruiters en/of recreatieruiters (rijdend lid)
Alle ponyruiters, landelijke ruiters, menners, vrije tijdsruiters en/of recreatieruiters die actief rijden en gebruik maken van de voorzieningen van de vereniging dienen lid te zijn van de vereniging en dienen contributie te betalen. Leden worden door de vereniging aangemeld bij de KNHS. Indien er wedstrijden worden gereden dient minimaal één gezinslid Paard & Sport, het KNHS verenigingsblad, te ontvangen.
Leden mogen lid zijn van meer dan één discipline van de vereniging, zij betalen dan een lagere contributie voor de extra discipline. Alle leden hebben stemrecht, echter ongeacht het aantal disciplines waarvan men lid is heeft men slechts één stem.Ponyruiters kunnen toetreden tot de vereniging vanaf 6 jaar. Uiterlijk op 31 december van het jaar waarin men 18 jaar wordt dient een ponyruiter over te stappen naar de landelijke ruiters of de vrije tijd ruiters of de recreatie ruiters.Menleden, leden landelijke ruiters, vrije tijd ruiters en recreatieruiters kunnen toetreden tot de vereniging vanaf 12 jaar.

2.b. Ouderleden (Niet rijdende leden)
De vereniging kent ook ouderleden, dit zijn niet rijdende leden die uit sympathie lid zijn van PSV Trouwe Kameraden. De contributie voor ouderleden wordt jaarlijks tijdens de algemene jaarvergadering vastgesteld. Ouderleden worden door de vereniging aangemeld bij de KNHS en ontvangen indien gewenst Paard & Sport en hebben stemrecht.

2.c. Overige leden
Bestuursleden, ereleden, leden van diverse commissies (SGW commissie, Tuigpaarden commissie, spring-/dressuur commissie, menwedstrijd commissie, activiteiten commissie) en het hoofd van de kantinedienst worden geacht lid te zijn van de vereniging. Hetzelfde geldt voor degenen die hun papieren voor de kantine (horeca, sociale hygiëne) ter beschikking stellen aan de vereniging. Ook deze leden hebben stemrecht.
De contributie voor de overige leden wordt door de vereniging betaald tenzij het lid een rijdend lid is, in dit laatste geval moet het lid wel contributie betalen. Een erelid is conform de verenigingstatuten te allen tijde vrijgesteld van verenigingscontributie.

2.d. Nieuwe leden
Nieuwe leden dienen zich eerst schriftelijk bij het bestuur aanmelden en bij acceptatie kunnen zij een proeflidmaatschap of lidmaatschap aangaan. Ieder nieuw lid kan de eerste twee maanden gebruik maken van een gratis proeflidmaatschap. Na twee maanden verloopt het proeflidmaatschap. Gedurende deze twee maanden is het proeflid geen clubcontributie verschuldigd. Wel dient het proeflid gedurende deze periode een bijdrage te leveren aan zijn eventuele aandeel in de kosten voor de huur van een binnenbak en/of lesgeld commandant/instructeur.
Het proeflidmaatschap vervalt indien het proeflid een KNHS startkaart aanvraagt of  gedurende zijn proeflidmaatschap wil deelnemen aan een clubactiviteit.  Op een dergelijk moment moet men lid worden van de vereniging.

Als men besluit (meteen) lid te worden moet men zich inschrijven via het inschrijfformulier.
Het inschrijfformulier voor nieuwe leden staat op onze website.

2.e. Beëindiging lidmaatschap
Indien u uw lidmaatschap van de vereniging zelf wenst te beëindigen dan dient u dit door middel van het opzeggingsformulier, wat op onze website is te vinden, schriftelijk aan het betreffende secretariaat te melden. Tevens dient het lid dit schriftelijk/per e-mail aan de penningmeester te melden.
We wijzen U erop om het opzeggen altijd schriftelijk vóór 1 november van ieder jaar aan de vereniging door te geven daar anders de KNHS lidmaatschapskosten en lidmaatschap van paard & Sport voor het gehele nieuwe kalenderjaar aan de KNHS verschuldigd blijft.

3. Oefenen:
Het oefenterrein is gelegen aan de Gilzeweg 43c te Chaam.
Het telefoonnummer van de kantine: Saloon 06 -498 664 49.Voor de landelijke ruiters, ponyruiters, menners, vrijetijdsruiters en/of recreatieruiters geldt dat men per kwartaal vooraf moet opgeven of men meedoet, hieruit vloeit een betalingsverplichting voort. Alleen bij ernstige ziekte van paard of ruiter kan hiervan worden afgeweken.

Bij: vorst, hagel en sneeuw, na of tijdens hevige regenval, gebrek aan commandanten of instructeurs, of wanneer de algemene conditie van het terrein slecht is, gaat het oefenen niet door. Informatie over het wel of niet doorgaan van het oefenen kan worden ingewonnen bij de commandant en via de site: www.trouwekameraden.nl

3.1. Landelijke Ruiters:
De Landelijke Ruiters oefenen onder leiding van een gediplomeerd instructeur.
Eén van de landelijke ruiters coördineert het oefenen voor de landelijke ruiters.

Het zomerseizoen, wanneer er op donderdagavond wordt geoefend op het oefenterrein, bestaat uit twee blokken te weten:
- blok 1: van 1 april t/m 30 juni.
- blok 2: van 1 juli t/m 30 september

Het winterseizoen, wanneer er in een binnenmanege wordt geoefend, bestaat uit twee blokken te weten:
- blok 3: van 1 oktober t/m 31 december.
- blok 4: van 1 januari t/m 31 maart

.3.2. Menners:
De menners oefenen vrijdagavond of zaterdagmiddag onder leiding van een gediplomeerd instructeur.

3.3. Ponyruiters
De lessen voor de ponyruiters worden verzorgd door ‘‘commandanten’’. De commandanten van de ponyclub zijn vrijwilligers. 
Er is een hoofdcommandant.
Elke commandant heeft zijn of haar oefengroep. Deze verdeling wordt door de commandanten zelf gemaakt tijdens het commandantenoverleg. Er wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met de capaciteiten en wensen van de ruiters. Tijdens het oefenen is altijd minimaal 1 gediplomeerde commandant aanwezig.
De zaterdagochtend na een activiteit van de vereniging gaat het oefenen voor de ponyclub leden NIET door.  

De ponyruiters oefenen op woensdagavond van 19.00-20.00 uur en op zaterdagochtend van 10.00-11.00 uur.
In overleg met bestuur kan incidenteel van deze tijden worden afgeweken.
Gedurende het winterseizoen kan het bestuur in overleg met de commandanten besluiten om in een binnenmanege te gaan oefenen. Afhankelijk van de beschikbare uren bij de binnenmanege kunnen de oefentijden dan aangepast worden.

3.4. Vrijetijdsruiters / recreatieruiters.
Oefenen zowel zomers als ‘s winters op maandagavond van 19.30 tot 20.30 uur. Zomers op het oefenterrein en ‘s winters in de manege.

4. Nieuwsvoorziening
Alle informatie van PSV De Trouwe Kameraden is na te lezen op de site www.trouwekameraden.nl

5. Financiën
5.1. Contributies
De contributies worden jaarlijks tijdens de algemene najaarsvergadering vastgesteld. De kosten die de KNHS voor Paard & Sport en het KNHS lidmaatschap bij de vereniging in rekening brengt vormen een onderdeel van de contributie.Het boekjaar van de vereniging loopt gelijk met een kalenderjaar.

5.2. Vergoedingen voor leden
5.2.1. De vereniging betaalt voor de ponyruiters:
· entreegeld KNHS,
· kosten commandanten,
· inschrijfgeld vier- en zestallen en kampioenswedstrijden,
·· een gedeelte van de huur van de binnenmanege in het winterseizoen, wordt jaarlijks vastgesteld.
· bijdrage per deelnemer aan het ponykamp, wordt jaarlijks vastgesteld.

5.2.2. De vereniging betaalt voor de landelijke ruiters:
· entreegeld KNHS,
· inschrijfgeld vier- en zestallen en kampioenswedstrijden,
· een gedeelte van de huur van de binnenmanege in het winterseizoen, wordt jaarlijks vastgesteld.
· bijdrage van max. € 10,00 per deelnemend lid aan een feestavond, excursie of ander uitje, per jaar. Verzoek moet schriftelijk bij bestuur worden ingediend.

5.2.3. De vereniging betaalt voor de menners:
· entreegeld KNHS,
· een gedeelte van het lesgeld commandant/instructeur:
· bijdrage van max. € 10,00 per deelnemend lid aan een feestavond, excursie of uitje, per jaar. Verzoek moet schriftelijk bij bestuur worden ingediend.

5.2.4 De vereniging betaalt voor de vrije tijdsruiters / recreatieruiters:
· entreegeld KNHS,
· een gedeelte van de huur van de binnenmanege in het winterseizoen, wordt jaarlijks vastgesteld
. bijdrage van max. € 10,00 per deelnemend lid aan een feestavond, excursie of uitje, per jaar. Verzoek moet schriftelijk bij bestuur worden ingediend.

5.3. Betaling
De penningmeester tracht eens per kwartaal per verenigingslid een factuur op te maken. Op deze factuur staan de gemaakte kosten gespecificeerd. Voor overige vragen over contributies, betalingen en andere kosten, kunt u contact opnemen met de penningmeester.

5.4. Betalingsachterstand
1. Bij niet tijdige betaling van facturen zal, conform de verenigingstatuten, wettelijke rente op niet tijdig betaalde facturen in rekening worden gebracht.
2. Alle leden die op 30 september van ieder jaar een betalingsachterstand hebben, krijgen een laatste schriftelijke aanmaning. Is de contributie op 15 november nog niet binnen (bankafschrift is het bewijs), dan is de vereniging gerechtigd het lidmaatschap eenzijdig op te zeggen, omdat dit tijdig aan de KNHS moet zijn doorgegeven en de vereniging niet het risico wil lopen nog meer contributieachterstand op te lopen.
Van de opzegging van lidmaatschap worden zowel het lid als de KNHS schriftelijk in kennis gesteld met opgaaf van reden. Het lid riskeert hier tevens mee, conform de KNHS regels, dat het bij een andere vereniging geen lid meer kan worden totdat de factuur van onze vereniging inclusief rente alsnog betaald is.

6. Wedstrijden
6.1. Startkaart en startcoupons
Het aanvragen en opzeggen van startkaarten gaat via het wedstrijdsecretariaat. Het aanvragen en opzeggen moet altijd schriftelijk of per e-mail vóór 1 november van ieder jaar aan de club worden doorgegeven daar anders de clubcontributie, het KNHS lidmaatschap, de KNHS startkaart vergoeding en eventueel Paard & Sport aan de KNHS en de vereniging verschuldigd blijft. Coupons voor de afdelingsdressuur worden uitsluitend door het wedstrijdsecretariaat van de vereniging besteld.Dressuur- en springcoupons bestellen de leden zelf via www.knhs.nl.
Meer informatie hierover evenals ook informatie over combinatiestanden is te vinden op de KNHS website bij combinatiestanden & startcoupons.

6.2. Clubtenue
Voor de ruiters geldt het volgende clubtenue:
- zwart rijjasje
- witte blouse met plastron
- witte rijbroek
- witte handschoenen
- zwarte cap en zwarte rijlaarzen
- verenigingspeldje op de revers van het rijjasjeHet dragen van bovengenoemd clubtenue is voor de ponyruiters verplicht tijdens:
* De afdelingsdressuur (4 tallen, 6 tallen).
* De clubkampioenschappen,
* Het verenigingskampioenschap.
* Tijdens het parade rijden.
* Alle clubactiviteiten (onderling concours, intocht Sint, dauwtrappen, enz.)
Tijdens deelname aan wedstrijden welke hierboven niet zijn genoemd is men vrij in de keuze van het te dragen tenue.
Echter het dragen van het verenigingspeldje op de revers van het rijjasje is in alle gevallen verplicht.6.3. Afdelingsdressuur, clubkampioenschap, verenigingskampioenschap.

Uitsluitend leden van de eigen vereniging kunnen aan afdelingsdressuur, clubkampioenschappen en het verenigingskampioenschap deelnemen onder de eigen verenigingsnaam, in clubtenue en onder leiding van een commandant. Het is niet toegestaan om met leden van een andere vereniging of om onder een andere naam dan de verenigingsnaam uit te komen.
Uitzonderingen moeten tijdig schriftelijk bij bestuur worden aangevraagd. Het bestuur zal de aanvraag schriftelijk antwoorden.

6.4. Inschrijfgelden
Voor ponyruiters, de landelijke ruiters, vrije tijdsruiters en menners geldt dat het inschrijfgeld altijd voor eigen rekening is. Het is de bedoeling dat leden zelf voor alle wedstrijden zich inschrijven. Dus ook voor de selectiewedstrijden.
Alleen voor de afdelingsdressuur (4-6 tallen) en het verenigingskampioenschap wordt in verenigingsverband via de commandant in overleg met wedstrijdsecretaris ingeschreven en wordt het inschrijfgeld door de vereniging betaald.

6.5. Vraagprogramma’s
Vraagprogramma’s die op de wedstrijd secretariaten binnenkomen worden via de e-mail gepubliceerd.

6.6 Leeftijdsgrenzen
Actuele informatie over de leeftijdsgrenzen welke de KNHS stelt aan wedstrijddeelnemers of aan een wedstrijdpaard of -pony is te vinden op www.knhs.nl.

7. Stemrecht
Op een Algemene voor- en najaarsvergadering hebben alle leden van onze vereniging vanaf 18 jaar stemrecht.
Leden jonger dan 18 jaar kunnen zich laten vertegenwoordigen door een van hun ouders.

8. Ponymeten en enten
Pony’s  t/m 7 jaar die aan de wedstrijdsport meedoen, moeten jaarlijks worden gemeten door een bondsvertegenwoordiger. De vereniging coördineert dit voor al haar leden. Alle leden kunnen hieraan deelnemen. De kosten hiervan zijn voor eigen rekening.Wedstrijd pony’s en paarden moeten gechipt zijn, over een paspoort en juiste vaccinatie beschikken. De kosten hiervan zijn voor eigen rekening. Men dient daar zelf zorg voor te dragen.

9. Kantine
Onze club beschikt over een gezellige kantine. Ouders van ponyclubleden worden tijdens het zomerseizoen per toerbeurt ingeroosterd voor kantinedienst op woensdagavond van 19.00 tot 20.15 uur.
Op woensdag avond is er een zogenaamde clubavond. Dan is de bar open tot en met 23.00 uur.
Tijdens het oefenen moeten de consumpties contant worden afgerekend.
Sinds 15 november 2004 geldt er een rookverbod in de kantine.

10. Sancties
Indien men in strijd met dit huishoudelijk Reglement en/of de verenigingstatuten handelt, zal het bevoegd gezag tot sancties overgaan (zie artikel 7 van de verenigingsstatuten).  

11. Klachtenprocedure 
Voor klachten over het naleven van veiligheidseisen wordt verwezen naar paragraaf 12.2. Voor overige klachten geldt onderstaande procedure.

Dien uw klacht schriftelijk in bij één van de bestuursleden. De klacht dient duidelijk omschreven te worden met een heldere onderbouwing van uw standpunt en kan nooit anoniem ingediend worden. De klacht wordt behandeld in de eerstvolgende algemene bestuursvergadering. Na deze vergadering ontvangt u een schriftelijk antwoord namens het bestuur van de vereniging. Enkel indien geen overeenstemming wordt bereikt kunt u zich richten tot de Vertrouwenscommissie. De samenstelling van de Vertrouwenscommissie is te vinden op de site van de vereniging: www.trouwekameraden.nl Binnen 6 weken na ontvangst van de klacht ontvangt u dan schriftelijk een antwoord van de Vertrouwenscommissie die een afschrift van het antwoord ook aan het bestuur stuurt.

Indien de Vertrouwenscommissie besluit dat verdere actie gewenst is, geeft zij een daartoe strekkend advies aan het bestuur. De Vertrouwenscommissie houdt toezicht op de naleving van het gegeven advies. Indien het advies van de Vertrouwenscommissie niet of onvoldoende wordt opgevolgd, kan de Vertrouwenscommissie besluiten daarvan melding te maken bij de Vertrouwenscommissie van de KNHS Kring Breda.


12.Veiligheid